Panduan Lengkap Bikin Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik, Sopan, dan Profesional

AKURAT.CO Mengundurkan diri dari pekerjaan merupakan keputusan besar yang perlu disampaikan dengan cara yang tepat.

Salah satu langkah penting yang tidak boleh dilewatkan adalah membuat surat pengunduran diri kerja secara tertulis. Surat ini menjadi bentuk komunikasi resmi antara karyawan dan perusahaan yang menunjukkan sikap profesional serta etika kerja yang baik.

Surat pengunduran diri yang sopan bukan hanya berfungsi sebagai pemberitahuan, tetapi juga mencerminkan kepribadian dan integritas karyawan.

Dengan menyusun surat resign secara baik dan benar, hubungan profesional dengan atasan maupun rekan kerja tetap terjaga, bahkan setelah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut.

 Baca Juga: Cara Menulis Surat Resign yang Baik dan Sopan agar Diterima Atasan

Pengertian Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah surat resmi yang dibuat oleh karyawan untuk menyampaikan keputusan berhenti kerja dari suatu perusahaan. Surat ini biasanya berisi pernyataan pengunduran diri, jabatan yang ditinggalkan, serta tanggal efektif berakhirnya masa kerja.

Keberadaan surat ini penting sebagai dokumen administratif dan arsip perusahaan.

Selain itu, surat pengunduran diri juga menjadi bukti bahwa proses resign dilakukan secara profesional dan sesuai dengan etika kerja. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan harus formal, jelas, dan sopan.

 Baca Juga: Prabowo Belum Tandatangani Surat Pengunduran diri Hasan Nasbi, Belum Niat Cari Pengganti

Struktur Surat Pengunduran Diri Kerja yang Benar

Agar surat pengunduran diri terlihat rapi, sopan, dan profesional, penulisannya perlu mengikuti struktur yang jelas.

Setiap bagian memiliki fungsi penting untuk menyampaikan informasi secara lengkap dan mudah dipahami. Berikut struktur yang sebaiknya digunakan:

1. Tempat dan Tanggal Penulisan

Bagian tempat dan tanggal penulisan menunjukkan kapan serta di mana surat pengunduran diri dibuat. Informasi ini penting sebagai penanda waktu resmi pengajuan pengunduran diri.

Penulisan tanggal juga membantu perusahaan menentukan masa kerja terakhir sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, bagian ini sebaiknya tidak diabaikan.

2. Tujuan Surat

Tujuan surat berisi nama pihak yang dituju, seperti atasan langsung atau bagian HRD. Penulisan tujuan yang jelas menunjukkan sikap sopan dan menghargai struktur organisasi perusahaan.

Dengan mencantumkan tujuan surat secara tepat, surat pengunduran diri dapat diterima oleh pihak berwenang. Hal ini juga menghindari kesalahpahaman dalam proses administrasi.

3. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan sebagai bentuk penghormatan kepada penerima surat. Umumnya, salam yang digunakan adalah salam formal seperti “Dengan hormat,” untuk menjaga kesopanan dalam surat dan sesuai dengan konteks surat resmi.

Penggunaan salam pembuka yang sopan membantu menciptakan kesan positif sejak awal. Hal ini mencerminkan etika komunikasi yang baik dalam dunia kerja.

4. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama yang memuat pernyataan pengunduran diri dari jabatan tertentu. Pada bagian ini, karyawan perlu menyebutkan jabatan yang ditinggalkan dan tanggal efektif pengunduran diri.

Penjelasan dalam isi surat sebaiknya singkat, jelas, dan tidak bertele-tele.

Alasan pengunduran diri boleh dicantumkan, tetapi tidak wajib dan cukup disampaikan secara profesional.

5. Ucapan Terima Kasih

Ucapan terima kasih menunjukkan apresiasi atas kesempatan dan pengalaman yang diperoleh selama bekerja. Bagian ini penting untuk menjaga hubungan baik dengan perusahaan meskipun sudah tidak bekerja lagi.

Dengan menyampaikan rasa terima kasih, karyawan menunjukkan sikap menghargai dan dewasa secara profesional. Hal ini dapat meninggalkan kesan positif bagi atasan dan rekan kerja.

6. Penutup dan Tanda Tangan

Penutup surat berisi kalimat akhir yang sopan sebelum surat diakhiri. Biasanya diikuti dengan harapan baik serta ucapan terima kasih kembali.

Tanda tangan dan nama lengkap berfungsi sebagai identitas resmi penulis surat. Bagian ini menegaskan bahwa surat tersebut benar-benar dibuat dan disampaikan oleh karyawan yang bersangkutan.

Tips Menulis Surat Pengunduran Diri yang Sopan

Menulis surat pengunduran diri tidak boleh dilakukan dengan secara asal. Berikut beberapa tips agar surat tetap terlihat profesional:

• Gunakan bahasa formal dan mudah dipahami
• Sampaikan maksud secara jelas dan singkat, tanpa bertele-tele
• Hindari kalimat yang menyudutkan perusahaan atau atasan
• Tidak perlu menjelaskan alasan secara detail
• Tunjukkan sikap menghargai dan rasa terima kasih

Dengan menerapkan tips tersebut, surat pengunduran diri akan meninggalkan kesan positif bagi perusahaan.

Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Sopan

 

Jakarta, 9 Januari 2026

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan

di Tempat

 

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya mengajukan pengunduran diri dari jabatan saya sebagai [Nama Jabatan] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [tanggal efektif].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan, pengalaman, dan bimbingan yang telah diberikan selama saya bekerja di perusahaan ini. Saya juga memohon maaf atas apabila selama menjalankan tugas terdapat kesalahan atau kekurangan.

Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

 

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

 

Membuat surat pengunduran diri kerja yang sopan merupakan langkah penting untuk menjaga profesionalisme dan etika kerja.

Surat yang disusun dengan bahasa formal, struktur yang jelas, serta sikap menghargai perusahaan akan membantu proses resign berjalan dengan baik.

Dengan surat pengunduran diri yang tepat, karyawan dapat meninggalkan perusahaan secara terhormat dan tetap menjaga hubungan profesional untuk masa depan.

Surat pengunduran diri yang baik dapat meninggalkan kesan positif meskipun hubungan kerja telah berakhir.

Vania Tri Yuniar (Magang)