Apa Itu Dokumentasi? Ini Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

AKURAT.CO - Istilah dokumentasi tentu sudah tidak asing lagi. Dokumentasi ini sangat penting untuk berbagai keperluan, terutama pada bisnis. Kamu bisa meresmikan berbagai dokumen yang penting bagi perusahaan.

Lalu, sebenarnya apa itu dokumentasi? Kamu akan memahami detailnya pada artikel berikut.

Apa Itu Dokumentasi?

Dokumentasi berasal dari bahasa Inggris "documentation." Dokumentasi memiliki dua makna. Pertama yaitu penyediaan informasi atau bukti resmi untuk mencatat sesuatu.

Kedua yaitu usaha untuk mencatat dan mengelompokkan informasi dalam bentuk tulisan, gambar, video, dan lainnya.

Baca Juga: Media Digital Jadi Sarana Dokumentasi Budaya Bangsa

Dengan demikian, dokumentasi adalah proses sistematis yang melibatkan pencarian, penggunaan, penyelidikan, pengumpulan, dan penyediaan dokumen.

Tujuannya untuk mendapatkan pengetahuan, informasi, dan bukti yang kemudian dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Dalam konteks penelitian, dokumentasi merujuk pada dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian yang bersumber langsung atau asli.

Dokumentasi berperan penting dalam dunia bisnis. Sebagai contoh, data yang dihasilkan melalui proses dokumentasi dapat digunakan untuk memberikan gambaran lengkap tentang perusahaan kepada karyawan baru.

Fungsi dan Tugas Dokumentasi

Berikut ini beberapa fungsi dokumentasi:

• Menyediakan informasi kepada pengguna terkait isi dokumen.
• Sebagai alat bukti dan data akurat terkait dokumen tersebut.
• Melindungi dan menyimpan dokumen agar tidak rusak.
• Sebagai bahan penelitian (bagi ilmuwan).
• Meningkatkan koleksi dokumen negara.
• Menjamin keutuhan dan keaslian informasi pada dokumen.

Untuk menjalankan fungsi tersebut, seseorang yang bertanggung jawab terhadap dokumentasi (dokumenter) memiliki sejumlah tugas.

Tugasnya antara lain mengumpulkan, mencari, mencatat, mengelola, menyusun, dan menata bahan untuk keperluan dokumentasi.

Jika sudah lengkap dan tersusun, bahan tersebut lalu diterbitkan dan disebarkan dalam bentuk dokumen yang dibutuhkan oleh publik. Setelahnya, perlu pengarsipan dan pemeliharaan dokumen agar informasi asli tetap terjaga.

Jenis-Jenis Dokumentasi

Setelah tahu apa itu dokumentasi dan fungsinya, kamu perlu tahu juga jenis-jenis dokumentasi. Ada beberapa jenis dokumentasi yang bisa kita klasifikasikan berdasarkan aspek tertentu. Berikut penjelasannya:

1. Dokumentasi Berdasarkan Aktivitasnya

Berdasarkan aktivitasnya, dokumentasi terdiri atas dokumen pribadi, niaga, dan pemerintah. Dokumen pribadi berhubungan dengan kebutuhan individu seperti akta kelahiran, KTP, SIM, ijazah, dan NPWP.

Dokumen niaga terkait dengan transaksi bisnis seperti cek, nota, dan kwitansi. Terakhir, dokumen pemerintah mencakup informasi politik pemerintahan seperti undang-undang dan peraturan pemerintah.

Baca Juga: Kominfo: Tanpa Informasi dan Dokumentasi, Kebijakan yang Diambil Bisa Salah

2. Dokumentasi Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisik, ada tiga jenis dokumentasi yaitu dokumen literer, korporil, dan privat. Dokumen literer terdiri dari dokumen yang dicetak, ditulis, divisualisasikan, atau direkam. Biasanya tersedia di perpustakaan contohnya seperti buku, majalah, dan film.

Dokumen korporil merupakan artefak sejarah dan sering kita temukan di museum. Misalnya patung, fosil zaman prasejarah, dan benda-benda bersejarah.

Terakhir, dokumen privat berupa surat atau berkas yang biasanya diatur dalam sistem dokumentasi. Contohnya termasuk surat niaga, surat dinas, dan laporan.

3. Dokumentasi Berdasarkan Fungsinya

Pengelompokkan dokumentasi selanjutnya berdasarkan fungsinya. Berdasarkan fungsinya, dokumentasi terdiri atas dokumen dinamis dan statis.

Dokumen dinamis aktif digunakan dalam proses pekerjaan kantor. Sementara dokumen statis tidak secara aktif untuk penggunaan dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumentasi Berdasarkan Sifatnya

Beberapa jenis dokumen berdasarkan sifatnya yaitu dokumen tekstual dan non-tekstual. Dokumen tekstual berisi informasi dalam bentuk tertulis seperti majalah, buku, katalog, dan surat kabar.

Adapun dokumen nontekstual mencakup elemen visual seperti peta, grafik, gambar, dan rekaman.

5. Dokumentasi Berdasarkan Jenisnya

Menurut jenisnya, dokumentasi ada yang fisik dan intelektual. Dokumen fisik terkait dengan objek fisik seperti ukuran, berat, lokasi, dan fasilitas.

Dokumen intelektual berkaitan dengan tujuan, isi subjek, sumber, proses transmisi, sistem penerimaan, orisinalitas dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumentasi Berdasarkan Informasi yang Disimpan

Berdasarkan informasinya, dokumen terbagi menjadi dokumen primer, sekunder, dan tersier. Dokumen primer berisi informasi hasil observasi asli langsung dari sumbernya seperti hak paten, observasi, laporan, dan disertasi.

Dokumen sekunder berisi informasi tentang literatur primer (dokumen bibliografi). Terakhir, dokumen tersier berisi informasi tentang literatur pendukung seperti buku dan teks petunjuk literatur.

Demikian tadi beberapa pengelompokan dokumentasi. Jadi, dokumentasi tidak hanya berbentuk informasi berupa dokumen, tapi bisa juga berupa video.

Dalam pembuatan video dokumenter, presentasi bisnis, atau materi pelatihan, seringkali diperlukan penggunaan voice over untuk menjelaskan informasi. Nah, kamu bisa mengambil kesempatan menjadi freelancer voice over.

Sekarang sudah tahu apa itu dokumentasi, fungsi, dan jenisnya bukan? Semoga hal itu bisa membekalimu untuk memanfaatkan potensi karier di sini. []