Cara Menulis Surat Resign yang Baik dan Sopan agar Diterima Atasan

 

AKURAT.CO Ketika kamu berencana untuk mengundurkan diri dari pekerjaan saat ini, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan.

Salah satunya adalah menyampaikan niat tersebut kepada atasan melalui sebuah surat resmi yang ditulis dengan sopan.

Surat pengunduran diri atau surat resign ini diajukan oleh karyawan saat hendak mengundurkan diri dari tempatnya bekerja.

Surat ini memuat alasan mengundurkan diri secara jelas. 

Menulis surat pengunduran diri merupakan bagian dari etika profesional yang sebaiknya dilakukan oleh setiap pekerja ketika memutuskan untuk berhenti bekerja.

Dalam penyusunannya, ada beberapa poin yang harus diperhatikan agar surat tersebut tetap mencerminkan sikap profesional dan meninggalkan kesan positif.

Baca Juga: Resign dari Perusahaan Multinasional, Pria Ini Sukses Jadi Bos di Bisnis Fesyen

Tata Cara Menulis Surat Resign yang Tepat dan Profesional

1. Gunakan Bahasa Formal dan Santun

Surat resign termasuk dalam kategori surat resmi, sehingga penggunaan bahasa formal dan santun sangat penting. 

Pemilihan kata yang tepat tidak hanya menunjukkan profesionalisme, tetapi juga bentuk penghormatan kepada pimpinan perusahaan.

2. Jelaskan Alasan Pengunduran Diri dengan Jelas

Menyampaikan alasan pengunduran diri merupakan bagian krusial dalam surat ini. Penjelasan yang jelas akan membantu perusahaan memahami situasi serta mempermudah proses administrasi pengunduran diri.

3. Sertakan Ucapan Terima Kasih dan Permohonan Maaf

Sebagai bentuk perpisahan yang baik, jangan lupa mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang diberikan selama bekerja. 

Selain itu, sertakan juga permohonan maaf atas kesalahan yang mungkin pernah terjadi, agar hubungan tetap terjalin dengan baik meski sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut.

Contoh Surat Resign Bahasa Indonesia 

Jakarta, 30 September 2025

Kepada Yth.
[Tujuan Surat Untuk Siapa]

[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : [Nama Lengkap]
Jabatan : [Posisi/Jabatan Kamu]

Dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan], efektif mulai tanggal [tanggal efektif resign], dengan alasan ingin fokus melanjutkan pendidikan/peluang karier lain.

Saya berterima kasih atas pengalaman berharga yang telah saya dapatkan selama menjadi bagian dari [Nama Perusahaan]. Semoga perusahaan semakin sukses ke depannya.

Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]

Baca Juga: 6 Hal Yang Perlu Dilakukan Sebelum Resign Kerja, Pastikan Memiliki Tabungan

Contoh Surat Resign Bahasa Inggris 

Jakarta, September 30, 2025

To:
Mr./Ms. [Supervisor’s Name]
[Supervisor’s Position]
[Company Name]

Dear Sir/Madam,

Through this letter, I would like to formally resign from my position as [Job Title] at [Company Name], effective as of [effective resignation date].

I would like to express my gratitude for the opportunity to learn and grow during my time at [Company Name]. I hope that the good relationship we have built will remain in the future.

Sincerely,
[Signature]
[Full Name]

Tips Resign Secara Profesional

1. Tentukan Waktu yang Tepat

Rencanakan tanggal pengunduran diri dengan matang. Hindari resign secara mendadak dan usahakan memberikan pemberitahuan minimal satu bulan sebelumnya. 

Pilih waktu yang tidak menyulitkan rekan kerja maupun perusahaan, namun tetap sesuaikan dengan kondisi pribadimu, seperti kelahiran anak, pindah tempat tinggal, atau kebutuhan khusus lainnya.

2. Diskusikan dengan Atasan

Sebelum resmi mengajukan surat resign, bicarakan terlebih dahulu rencanamu dengan atasan. Diskusi ini penting agar perusahaan dapat mempersiapkan langkah selanjutnya. 

Jika waktu yang kamu ajukan tidak memungkinkan, lakukan negosiasi dan cari kesepakatan bersama. Dalam beberapa kasus, perusahaan bahkan bisa menawarkan opsi seperti kenaikan gaji, promosi, atau benefit tambahan.

3. Buat Surat Pengunduran Diri

Setelah mencapai kesepakatan, susun surat pengunduran diri dengan format resmi. Serahkan kepada atasan dan tembuskan ke bagian HRD untuk keperluan administrasi. 

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, atau grammar yang tepat jika menggunakan bahasa Inggris.

4. Selesaikan Pekerjaan dan Tanggung Jawab

Meskipun sudah mengajukan resign, kamu tetap memiliki kewajiban hingga tanggal resmi pengunduran diri. 

Selesaikan seluruh pekerjaan, delegasikan tugas dengan baik, dan pastikan tanggung jawabmu beres agar meninggalkan kesan profesional.

5. Jaga Hubungan Baik dengan Rekan Kerja

Resign bukan berarti memutuskan hubungan. Tetaplah menjaga komunikasi yang baik dengan atasan dan rekan kerja. 

Sikap profesional dan ramah ini akan membantumu menjaga reputasi, bahkan bisa membuka peluang kerja di masa depan.

Nadia Nur Anggraini (Magang)