Panduan Lengkap Menulis Technical Writing untuk Software

AKURAT.CO Dalam dunia teknologi, technical writing merupakan keterampilan penting yang membantu menjelaskan produk perangkat lunak (software) dengan cara yang sistematis dan mudah dimengerti.

Dokumen teknis seperti panduan pengguna (user manual), dokumentasi API, atau panduan instalasi memerlukan gaya penulisan yang jelas, ringkas, dan terstruktur.

Artikel ini membahas langkah demi langkah cara menulis technical writing untuk software secara detail, mulai dari pemahaman konsep dasar, struktur penulisan, hingga tips praktis yang sering digunakan oleh penulis profesional.

Apa Itu Technical Writing untuk Software?

Technical writing adalah proses membuat tulisan yang menjelaskan informasi teknis dengan cara yang mudah dipahami oleh audiens yang menjadi target pembaca.

Untuk software, jenis tulisan ini mencakup manual pengguna, panduan instalasi, dokumentasi fungsional, catatan rilis (release notes), dan FAQ teknis.

Tujuan utama technical writing adalah menyederhanakan informasi kompleks sehingga pengguna, baik pemula maupun profesional, dapat memahami fungsi, penggunaan, dan batasan software yang bersangkutan.

Siapa yang Membutuhkan Technical Writing?

Technical writing terutama dibutuhkan oleh:
• Pengembang software (developers) yang perlu membuat dokumentasi kode.
• Product manager yang menjelaskan fitur produk kepada pengguna.
• Tim support untuk membantu menjawab pertanyaan teknis dari pelanggan.
• Pengguna akhir yang ingin memahami cara menggunakan fitur software dengan benar.
Kemampuan menulis secara teknis adalah nilai tambah besar dalam karier di bidang teknologi maupun dokumentasi produk.

Langkah-langkah Menulis Technical Writing untuk Software

Berikut cara menulis technical writing yang benar dan efektif untuk software:

1. Pahami Audiens dan Tujuan Dokumen

Sebelum menulis, tentukan dulu siapa yang akan membaca dokumen Anda dan apa tujuan utamanya.

Apakah ditujukan untuk pengguna pemula atau teknisi ahli? Penjelasan yang digunakan harus sesuai dengan tingkat pengetahuan pembaca.

Misalnya, panduan instalasi untuk pengguna baru harus menggunakan bahasa sederhana dan langkah yang jelas, sedangkan dokumentasi API bisa memakai istilah yang lebih teknis karena targetnya adalah pengembang.

2. Rancang Struktur dan Alur Tulisan

Dokumentasi software yang baik diawali dengan struktur yang rapi, misalnya:
• Judul dokumen
• Pendahuluan
• Persyaratan perangkat (system requirements)
• Langkah instalasi
• Cara penggunaan fitur
• Troubleshooting
• Lampiran atau referensi

Dengan struktur yang jelas, pembaca dapat dengan mudah menemukan informasi yang mereka cari tanpa merasa kewalahan.

3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas

Technical writing harus memakai bahasa yang lugas, tanpa kalimat panjang yang bertele-tele.

Tujuan utamanya adalah supaya pembaca langsung memahami maksudnya tanpa menafsirkan kata secara ambigu.

Hindari jargon berlebihan jika audiensnya tidak teknis. Jika istilah teknis diperlukan, sertakan definisi singkat atau tautan ke referensi penjelasan lain.

4. Sertakan Ilustrasi atau Contoh

Dokumentasi software lebih efektif jika disertai dengan ilustrasi visual, diagram, atau screenshot yang relevan. Gambar bisa membantu pembaca memahami langkah atau fungsi yang dijelaskan dalam teks.

Misalnya, saat menjelaskan cara menekan tombol tertentu di aplikasi, sertakan tangkapan layar (screenshot) agar pembaca tidak salah arah.

5. Gunakan Bullet dan Poin Langkah

Alih-alih menulis semua dalam paragraf panjang, jadikan instruksi sebagai daftar langkah yang terurut. Ini membantu pembaca mengikuti panduan satu per satu tanpa terlewat.

Contohnya:
1. Klik ikon aplikasi.
2. Masuk menggunakan akun Anda.
3. Pilih menu Settings.
4. Aktifkan fitur X.

Uji Kejelasan dengan Umpan Balik

Setelah draft selesai, minta umpan balik dari orang lain, khususnya yang masuk dalam target pembaca.

Mereka bisa menunjukkan bagian mana yang masih membingungkan atau perlu penjelasan lebih detail.

Revisi berdasarkan umpan balik adalah langkah penting dalam memastikan dokumen benar-benar berguna.

Perbarui secara Berkala

Software sering diperbarui, begitu pula dokumentasinya. Pastikan Anda mengupdate dokumen saat ada perubahan besar pada versi software, fitur baru, atau perbaikan bug yang memengaruhi cara penggunaan.

Dokumentasi yang kadaluarsa justru bisa membingungkan pengguna dan merusak reputasi produk.

Tips Tambahan untuk Menulis Technical Writing

Untuk hasil yang lebih profesional, berikut beberapa tips yang sering digunakan penulis technical writing:

• Gunakan template yang konsisten untuk setiap jenis dokumen.
• Sertakan glosarium istilah di bagian akhir dokumen untuk memudahkan pembaca memahami istilah teknis.
• Tulis dengan nada netral dan profesional, fokus pada fakta.
• Beri contoh kasus nyata yang sering terjadi agar pengguna lebih mudah mengaplikasikan panduan.

Kesalahan Umum dalam Technical Writing yang Harus Dihindari

Penulis sering melakukan beberapa kesalahan berikut:
• Menulis terlalu teknis tanpa memperhatikan pembaca pemula.
• Tidak memberikan ilustrasi atau contoh.
• Menjelaskan hal yang tidak relevan dengan tujuan dokumen.
• Struktur dokumen tidak konsisten sehingga pembaca kesulitan mencari informasi.

Dengan menghindari hal-hal ini, tulisan Anda akan lebih efektif dan dipercaya oleh pembaca.

Menulis technical writing untuk software bukan sekadar menulis teks panjang. Ini adalah proses yang membutuhkan pemahaman audiens, struktur yang logis, bahasa yang jelas, serta ilustrasi yang mendukung.

FAQ

1. Apa itu penulisan teknis perangkat lunak?

Seorang penulis teknis perangkat lunak bertugas menyusun dokumentasi yang menjelaskan cara mengonfigurasi dan menggunakan produk perangkat lunak.

Dokumen yang dibuat meliputi panduan pengguna, petunjuk instalasi atau pengaturan, manual instruksi, materi pelatihan daring, catatan rilis, dokumentasi fitur baru, panduan penggunaan, hingga artikel referensi singkat.

2. Bagaimana format penulisan teknis?

Penulisan teknis umumnya menggunakan spasi tunggal, dengan baris pertama setiap paragraf dimulai rata kiri tanpa indentasi, serta diberi jarak tambahan antarparagraf.

Surat dan memo selalu ditulis dengan spasi tunggal, sedangkan laporan dapat menggunakan spasi tunggal atau spasi 1,5. Sementara itu, draf biasanya memakai spasi ganda agar tersedia ruang untuk catatan atau komentar.

3. Apa itu L1, L2, L3, dan L4 dalam pengembangan perangkat lunak?

Level 1 (L1) menangani masalah dasar seperti reset kata sandi dan pencatatan tiket. Level 2 (L2) mengatasi masalah yang lebih kompleks serta eskalasi dari L1. Level 3 (L3) memberikan dukungan ahli untuk masalah lanjutan, infrastruktur, dan koordinasi vendor.

4. Writer itu jenis perangkat lunak apa?

Writer menyediakan seluruh fitur yang dibutuhkan dari perangkat lunak pengolah kata dan penerbitan desktop modern.

Aplikasi ini cukup mudah digunakan untuk membuat memo sederhana, namun juga cukup andal untuk menyusun buku lengkap dengan daftar isi, diagram, indeks dan fitur lainnya. Sehingga pengguna dapat fokus pada isi pesan sementara tampilan dokumen dibuat rapi dan menarik.

Laporan: Amalia Febriyani/magang