Bagaimana Cara Menyusun Surat yang Baik dan Santun? Jelaskan!

Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang memiliki peran penting dalam berbagai aspek kehidupan, baik untuk kepentingan pribadi maupun resmi.

Menyusun surat yang baik dan santun tidak hanya memastikan pesan tersampaikan secara jelas, tetapi juga mencerminkan sikap hormat dan profesionalisme penulis terhadap penerima.

Oleh karena itu, memahami cara menyusun surat yang benar sangat diperlukan agar komunikasi berlangsung efektif dan meninggalkan kesan positif.

Artikel ini menguraikan langkah-langkah dan prinsip utama dalam menyusun surat yang baik dan santun berdasarkan referensi dari sumber terpercaya.

Baca Juga: Apa Tujuan Seseorang Menulis Surat Pribadi dan Surat Resmi? Inilah Jawaban yang Akurat

1. Memahami Tujuan Surat

Langkah awal sebelum menulis surat adalah memahami dengan jelas tujuan penulisan.

Apakah surat tersebut untuk memberikan informasi, meminta klarifikasi, menyampaikan permohonan, atau lainnya.

Pemahaman ini membantu penulis fokus dan menyusun isi surat yang tepat sasaran sehingga pesan dapat diterima dengan baik.

2. Memperhatikan Format Surat yang Tepat

Surat yang baik harus mengikuti format standar, yang mencakup:

• Kepala surat (untuk surat resmi)

• Tempat dan tanggal penulisan

• Nomor surat (bila resmi)

• Lampiran (jika ada)

• Perihal atau pokok surat

• Alamat penerima

• Salam pembuka (misalnya: "Dengan hormat,")

• Isi surat (pembuka, isi pokok, penutup)

• Salam penutup (misalnya: "Hormat kami,")

• Nama dan tanda tangan pengirim

Format yang rapi dan terstruktur akan memudahkan penerima memahami isi surat dan menunjukkan keseriusan penulis.

Baca Juga: Jokowi Tiba di Roma, Bawa Surat Khusus Prabowo untuk Pemerintah Vatikan

3. Menggunakan Bahasa yang Santun dan Jelas

Bahasa surat harus sopan dan disesuaikan dengan konteks, terutama dalam surat resmi.

Gunakan kata-kata yang lugas, jelas, dan tidak bertele-tele. Hindari istilah kasar atau ambigu yang dapat menimbulkan salah paham.

Untuk surat pribadi, bahasa bisa lebih santai namun tetap menjaga etika dan kesantunan.

4. Memperhatikan Tata Bahasa dan Ejaan yang Benar

Gunakan tata bahasa dan ejaan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat menurunkan kredibilitas penulis dan membuat pesan kurang efektif.

Oleh karena itu, penting untuk memeriksa kembali surat sebelum dikirim.

5. Menyusun Isi Surat secara Sistematis dan Singkat

Isi surat perlu disusun secara sistematis, dimulai dengan paragraf pembuka, dilanjutkan dengan isi pokok, dan ditutup dengan paragraf penutup.

Sampaikan pesan dengan singkat dan padat agar mudah dipahami oleh penerima.

6. Mengoreksi Surat Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim surat, lakukan koreksi untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, tata bahasa, atau informasi yang keliru.

Koreksi ini penting untuk menjaga kualitas dan profesionalisme surat.

Rangkuman

Menyusun surat yang baik dan santun memerlukan pemahaman tujuan penulisan, penerapan format yang tepat, penggunaan bahasa yang sopan dan jelas, serta penulisan yang mengikuti kaidah tata bahasa dan ejaan.

Selain itu, isi surat harus disampaikan secara sistematis dan ringkas.

Proses pengoreksian sebelum pengiriman juga penting untuk memastikan keakuratan isi dan profesionalisme penulis.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, surat yang dibuat akan mempermudah komunikasi serta mencerminkan sikap hormat dan tanggung jawab penulis terhadap penerima.