Cara Pesan Tiket Kereta Api Rombongan KAI: Syarat, Ketentuan, dan Nomor Kontak Daop Terbaru

AKURAT.CO Bepergian bersama rombongan menggunakan kereta api kini semakin praktis. PT Kereta Api Indonesia (Persero) atau KAI menyediakan layanan khusus pemesanan tiket kereta api rombongan bagi masyarakat yang ingin melakukan perjalanan bersama dalam satu jadwal dan kelas pelayanan yang sama. Layanan ini kerap dimanfaatkan untuk keperluan wisata, perjalanan komunitas, kegiatan kantor, hingga rombongan sekolah.

Namun, cara pesan tiket kereta api rombongan berbeda dengan pembelian tiket individu melalui aplikasi atau loket. Lantas, bagaimana alur pemesanannya, apa saja syaratnya, dan ke mana harus menghubungi pihak KAI? Berikut penjelasan lengkapnya.

Apa Itu Tiket Kereta Api Rombongan KAI?

Tiket kereta api rombongan adalah layanan pemesanan tiket untuk sekelompok penumpang yang bepergian bersama dengan jadwal, rute, dan kelas kereta yang sama. Biasanya, rombongan juga ditempatkan dalam satu gerbong agar perjalanan lebih nyaman dan terkoordinasi.

Perlu dipahami, layanan ini berbeda dengan Kereta Luar Biasa (KLB). Pada KLB, pelanggan bisa menentukan jadwal perjalanan sendiri di luar jadwal reguler. Sementara itu, tiket rombongan tetap mengacu pada jadwal kereta reguler yang sudah tersedia.

Cara Pesan Tiket Kereta Api Rombongan

Untuk memesan tiket kereta api rombongan, calon penumpang tidak bisa melakukannya langsung lewat aplikasi Access by KAI atau situs pemesanan reguler. Pemesanan dilakukan dengan menghubungi petugas khusus di masing-masing wilayah operasional KAI.

Pelaksana Harian Manajer Humas KAI Daop 1 Jakarta, Tohari, menjelaskan bahwa setiap Daerah Operasi (Daop) dan Divisi Regional (Divre) memiliki tim khusus yang menangani angkutan rombongan.

“Jadi di setiap Daop itu ada tim. Calon pelanggan bisa japri langsung ke nomor tersebut,” kata Tohari saat ditemui di Stasiun Gambir, Jakarta Pusat, Kamis, 27 November 2025.

Calon pemesan cukup menghubungi nomor Daop atau Divre sesuai stasiun keberangkatan, lalu mengirimkan data penumpang, menentukan jadwal, dan mengikuti proses pembayaran sesuai ketentuan.

Nomor Kontak Daop dan Divre KAI untuk Tiket Rombongan

Berikut daftar nomor WhatsApp atau telepon yang bisa dihubungi untuk pemesanan tiket kereta api rombongan:

Daop 1 Jakarta: 0857 7703 6682
Daop 2 Bandung: 0821 1654 1273
Daop 3 Cirebon: 0811 2021 0003
Daop 4 Semarang: 0813 9001 4440
Daop 5 Purwokerto: 0811 2021 0005
Daop 6 Yogyakarta: 0811 2021 0006
Daop 7 Madiun: 0811 2021 0007
Daop 8 Surabaya: 0811 2021 0008
Daop 9 Jember: 0811 2021 0009
Divre I Sumatera Utara: 0811 2021 0011
Divre III Palembang: 0811 2021 0013
Divre IV Tanjungkarang: 0811 2021 0014

Sebelum menghubungi, pastikan kamu sudah menentukan stasiun asal, stasiun tujuan, serta tanggal keberangkatan. Jadwal kereta bisa dicek lebih dulu melalui aplikasi Access by KAI agar proses pemesanan lebih cepat.

Syarat Minimum Pemesanan Tiket Rombongan

Tidak semua jumlah penumpang bisa menggunakan layanan ini. KAI menetapkan batas minimum pembelian tiket rombongan berdasarkan kelas kereta.

Tohari menjelaskan, jumlah minimal penumpang adalah:

Kelas eksekutif: minimal 10 orang
Kelas bisnis: minimal 20 orang

Selain itu, pemesanan tiket rombongan sudah bisa dilakukan sejak H-55 sebelum tanggal keberangkatan, lebih awal dibanding tiket reguler yang umumnya baru tersedia H-45.

Ketentuan Lengkap Tiket Kereta Api Rombongan

VP Public Relations PT KAI, Joni Martinus, menegaskan bahwa layanan ini berlaku khusus untuk kereta api komersial. Artinya, tidak semua jenis kereta bisa digunakan untuk rombongan.

Beberapa ketentuan penting yang perlu diperhatikan antara lain:

Pemesanan dilakukan dengan menghubungi PIC layanan rombongan di Daop atau Divre terkait
Berlaku untuk seluruh kelas kereta api komersial, tidak termasuk kereta subsidi atau PSO
Kereta PSO hanya dapat digunakan untuk rombongan pelajar SMA/sederajat ke bawah, dengan surat permohonan resmi dari pihak sekolah
Tiket rombongan dilayani selama kursi masih tersedia
Tarif mengacu pada tarif umum dan tidak berlaku tarif reduksi
Pemohon wajib membayar uang muka (DP) minimal 25 persen dari total biaya
Pemilihan tempat duduk (block seat) dilakukan setelah pembayaran DP
Pelunasan biaya dan penyerahan daftar penumpang maksimal 14 hari sebelum keberangkatan
Pencetakan tiket dilakukan paling lambat 7 hari sebelum keberangkatan
Layanan rombongan hanya dilayani pada hari kerja, Senin–Jumat pukul 09.00–15.00 WIB (kondisional)

Dengan ketentuan ini, calon penumpang diharapkan merencanakan perjalanan jauh-jauh hari agar tidak kehabisan kuota kursi.

Apakah Bisa Pesan Tiket Rombongan Lewat TiketKAI?

TiketKAI merupakan platform resmi KAI yang memudahkan pemesanan tiket secara online melalui situs dan aplikasi. Namun, untuk rombongan besar dalam satu gerbong, layanan ini tetap diarahkan melalui jalur Daop atau Divre.

Di TiketKAI, satu kode booking hanya bisa memuat maksimal empat penumpang per kategori. Jika jumlah penumpang lebih dari itu, pemesanan harus dilakukan terpisah dan tidak menjamin satu gerbong.

Karena itu, untuk rombongan besar yang ingin duduk berdekatan, pemesanan lewat kontak resmi Daop tetap menjadi pilihan utama.

Kesimpulan

Layanan tiket kereta api rombongan dari KAI menjadi solusi praktis bagi masyarakat yang ingin bepergian bersama secara nyaman dan terorganisir. Dengan sistem pemesanan khusus, jadwal reguler, serta pilihan kelas yang sama, perjalanan rombongan bisa lebih efisien tanpa harus memesan tiket satu per satu.

Jika kamu berencana bepergian bersama keluarga besar, komunitas, atau rekan kerja, pastikan memahami syarat dan alur pemesanannya sejak awal. Dengan persiapan yang matang, perjalanan naik kereta api bisa jadi pengalaman yang lebih menyenangkan.

Kalau kamu tertarik dengan informasi seputar layanan transportasi dan tips perjalanan lainnya, pantau terus update terbaru di AKURAT.CO.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan tiket kereta api rombongan?
Tiket kereta api rombongan adalah layanan pemesanan tiket untuk sekelompok penumpang yang melakukan perjalanan bersama dengan jadwal, rute, dan kelas kereta yang sama, biasanya ditempatkan dalam satu gerbong.

2. Apa perbedaan tiket rombongan dengan Kereta Luar Biasa (KLB)?
Tiket rombongan mengikuti jadwal kereta reguler yang tersedia, sedangkan Kereta Luar Biasa (KLB) memungkinkan pelanggan menentukan jadwal perjalanan sendiri di luar jadwal reguler.

3. Bagaimana cara memesan tiket kereta api rombongan KAI?
Pemesanan dilakukan dengan menghubungi langsung nomor WhatsApp atau telepon Daerah Operasi (Daop) atau Divisi Regional (Divre) KAI sesuai stasiun keberangkatan, kemudian mengirimkan data penumpang dan mengikuti proses pembayaran.

4. Apakah tiket kereta api rombongan bisa dipesan lewat aplikasi Access by KAI?
Tidak. Aplikasi Access by KAI hanya digunakan untuk mengecek jadwal dan ketersediaan kereta. Pemesanan tiket rombongan dilakukan melalui kontak resmi Daop atau Divre KAI.

5. Berapa jumlah minimal penumpang untuk tiket rombongan KAI?
Jumlah minimal penumpang berbeda berdasarkan kelas kereta. Untuk kelas eksekutif minimal 10 orang, sedangkan kelas bisnis minimal 20 orang.

6. Kapan tiket kereta api rombongan bisa mulai dipesan?
Tiket rombongan dapat dipesan mulai H-55 sebelum tanggal keberangkatan, lebih awal dibandingkan tiket reguler yang biasanya tersedia H-45.

7. Apakah layanan tiket rombongan berlaku untuk semua jenis kereta?
Layanan ini hanya berlaku untuk kereta api komersial. Kereta api subsidi atau PSO tidak termasuk, kecuali untuk rombongan siswa SMA/sederajat ke bawah dengan surat permohonan resmi dari sekolah.

8. Apakah rombongan bisa memilih tempat duduk sendiri?
Ya, pemilihan tempat duduk atau block seat dapat dilakukan setelah pembayaran uang muka (DP) sesuai kesepakatan.

9. Berapa besar uang muka (DP) tiket rombongan KAI?
Pemohon wajib membayar DP minimal 25 persen dari total biaya angkutan rombongan yang telah disepakati.

10. Kapan batas pelunasan pembayaran tiket rombongan?
Pelunasan sisa biaya dan penyerahan daftar penumpang dilakukan paling lambat 14 hari sebelum keberangkatan. Tiket dicetak maksimal 7 hari sebelum tanggal perjalanan.

11. Apakah tarif tiket rombongan lebih murah dibanding tiket reguler?
Tidak. Tarif tiket rombongan mengikuti tarif umum dan tidak berlaku tarif reduksi atau diskon khusus.

12. Apakah pemesanan tiket rombongan dilayani setiap hari?
Tidak. Layanan angkutan rombongan hanya dilayani pada hari kerja, Senin hingga Jumat, pukul 09.00–15.00 WIB, dan tidak berlaku pada hari libur.